L’audit du risque client peut également apporter un appui technique à des entreprises en difficulté.

But de l’audit

Un audit a pour mission de contrôler la régularité, le fonctionnement et la fiabilité des process d’une entreprise par rapport à la législation et des risques encourus. C’est pour cela que Prévencia propose cette solution novatrice.

Bon à savoir : selon le cabinet B et V Conseil, l’audit du risque client est un élément fondamental à la bonne gestion d’une entreprise. Un regard extérieur sur des process existants est primordial.

Trois missions d’un audit du risque client :

• Protéger et améliorer votre trésorerie, par audit de vos structures administratives et commerciales impactant votre risque client.
• Optimiser vos performances dans la gestion de vos ventes par une amélioration de vos process d’affaires et leur bon encaissement.
• Préserver votre Société et limiter vos pertes et risques avec des Conditions Générales de Ventes appropriées et un process actualisé, adapté à votre activité.

Audit : méthodologie

La méthodologie de l’audit est très stricte. L’organisation de la mission s’articule selon différentes phases certifié par le Groupe RECOLIA. Le respect de ces étapes permet à l’auditeur de proposer un état des lieux clairvoyant et d’identifier des axes de travail.

Les phases essentielles sont :

• La phase de préparation : elle est nécessaire pour cerner l’entreprise à auditer et pour fixer des objectifs précis. C’est durant cette période que les auditeurs prennent connaissance du référentiel applicable à la mission.
• La phase de réalisation : pendant cette période, les auditeurs valident les objectifs d’audit définis durant la phase de préparation.
• La phase de conclusion à l’issue du contrôle, les auditeurs synthétisent les résultats des tests et dégagent des recommandations afin d’optimiser les processus.

Prestation de l’audit du risque client

Principaux points vérifiés lors d’un audit du risque client.

Lors d’une mission d’audit, plusieurs points sont passés en revue afin d’être certain que l’ensemble des process soit examiné. Parmi ces diligences, il s’agit notamment de vérifier :

• Les Conditions générales de ventes (CGV) ;
• L’ensemble des documents commerciaux (plaquettes, site web etc…) ;
• Devis ;
• Factures ;
• L’ensemble des process internes ;
• Contrat de vente, convention de partenariat, etc… ;
• Formation ;

Partant de ces éléments, il appartient à l’auditeur d’évaluer la situation pour minimiser le risque global de la mission et le ramener à un niveau acceptable.

L’audit du risque client permet par exemple aux dirigeants d’une entreprise de disposer d’une vue d’ensemble et de mettre en place des actions correctives rapides et précises. Tous ceci dans le but de garantir la pérennité de leur société.

Dans cet objectif, l’audit harmonise les procédures, les flux de données et les méthodes de travail afin de travailler à l’unisson pour le bien être de la Société.

Envie d’améliorer vos processus interne et vos documents  ? Contactez-nous

En effet, une société bien gérée est attentive à ses entrées en trésorerie; Pour cela elle consacre du temps pour l’analyse et la gestion du risque client. Le poste client est un point critique à surveiller de très près. Etre exigeant pour vous faire payer sans délai est un prérequis pour une gestion saine de votre Société. Pour éviter les impayés, il convient d’être vigilant quant aux retards de paiement des dettes et le cas échéant mettre en place des process interne et externe pour le recouvrement des créances clients.

Le poste client non maîtrisé et c’est le montant des besoins en fonds de roulement qui s’envole et des problèmes de trésorerie. En effet les créances client deviennent alors des besoins à financer ponctionnant les ressources stables de l’entreprise. Empêchant par exemple vos investissements.

Il faut donc être « orienté client », mais cela peut donner des scrupules à réclamer le paiement de ses factures en temps et en heure , mais cette rigueur est aussi une preuve de sérieux.

Pourquoi mobiliser des moyens de financement lorsqu’une gestion rigoureuse (Analyse gestion risque client) facilite le paiement des créances de la clientèle aux échéances fixées ?

Pour cela, il faut donc éviter les impayés

L’anticipation est un réflexe salutaire pour réduire les risques de factures non réglées. Cela passe par une organisation strict de vos process interne; tous vos collaborateurs sont concernés.

Le premier point est de d’adopter une grande rigueur dans ses relations commerciales pour éviter les impayés. Car une fois que les factures ne sont pas honorées, vous entrez dans un processus chronophage, coûteux, dont le succès n’est pas garanti. Il faut donc former vos commerciaux à la culture du « cash ».

Penser prévention est le premier réflexe à intégrer. Il suffit souvent de respecter quelques règles de base pour éviter les défaillances de paiement et le cas échéant, pouvoir recouvrer ce qui a été facturé. C’est pour cela que Prévencia intervient dans votre structure.

Les actions Prévencia

Objectif : analyse et gestion de votre risque client.

Tout commence par la vérification de la rédaction de vos conditions générales de ventes, et des clauses particulières acceptées par le client, ne laissant aucune place à l’ambiguïté. Les délais de paiement doivent clairement être explicités. Si certains ne respectent pas les termes conclus, vous devez savoir relancer avec efficacité… Pensez ensuite à procéder à une analyse de risque en vérifiant la solvabilité (états financiers : compte de résultats, bilan…) de vos clients avant qu’ils ne soient en défaut de paiement… Gardez un œil également sur la situation financière de vos prospects pour éviter d’investir à perte dans une relation commerciale.

Faite attention aux retards de paiement

Les retards de paiement représentent un point délicat de la gestion commerciale, ce pour leurs enjeux au niveau de la trésorerie.
La gestion de ces retards  (Analyse gestion risque client) doit être mise en place dès l’amorçage de l’activité afin de rendre les relations commerciales plus sereines avec ses clients. Ils peuvent de plus être annonciateurs de difficultés financières, voire d’activité en berne de vos clients. Encore une fois, n’ayez pas de scrupules à réaliser des relances de paiement.

Si les retards s’accumulent, une grande vigilance s’impose pour ne pas laisser gonfler l’encours client inscrit à l’actif du bilan comptable . Au-delà de l’impact sur le BFR à travers l’augmentation des créances client, la perte en cas de défaillance n’en serait que plus élevée.

Bon à savoir

Dès le 1er janvier 2008, le professionnel peut facturer pour tout retard de paiement une indemnité de 40 euros pour frais de recouvrement.
Tout producteur, prestataire de services, grossiste ou importateur est tenu de communiquer ses conditions générales de vente à tout acheteur de produits ou tout demandeur de prestations de services qui en fait la demande pour une activité professionnelle.

Celles-ci, qui constituent le socle de la négociation commerciale, comprennent :

• les conditions de vente ;
• le barème des prix unitaires ;
• les réductions de prix ;
• les conditions de règlement.

Sauf dispositions contraires figurant aux conditions de vente ou convenues entre les parties, le délai de règlement des sommes dues est fixé au 30ème jour suivant la date de réception des marchandises ou d’exécution de la prestation demandée.

Le délai convenu entre les parties pour régler les sommes dues ne peut dépasser 45 jours fin de mois ou 60 jours à compter de la date d’émission de la facture.

En application de l‘article L441-6 du Code de commerce – modifié par l’article 121 de la loi Warsmann de mars 2012 qui a transposé la directive (n°2011/7/UE) du 16 février 2011 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales – les conditions de règlement doivent obligatoirement préciser :

• les conditions d’application et le taux d’intérêt des pénalités de retard exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture.
Les pénalités de retard sont exigibles sans qu’un rappel soit nécessaire ;

• le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier dans le cas où les sommes dues sont réglées après cette date.
Tout professionnel en situation de retard de paiement est de plein droit débiteur, à l’égard du créancier, à compter du 1er janvier 2013, d’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement.

Le montant de l’indemnité est fixé par le décret (n°2012-1115) du 2 octobre 2012, à 40 euros.

Lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de cette indemnité forfaitaire, le créancier peut demander une indemnisation complémentaire, sur justification. Toutefois, le créancier ne peut invoquer le bénéfice de ces indemnités lorsque l’ouverture d’une procédure (Analyse gestion risque client) de sauvegarde, de redressement ou de liquidation judiciaire interdit le paiement à son échéance de la créance qui lui est due.

Pour plus d’information contactez nous.