Mes documents contractuels selon la législation

Les contrats ont évidemment pour rôle d'organiser et de répartir entre les partenaires du projet les tâches qu'exige sa réalisation, et de pourvoir à leur rémunération. Chacune de ces tâches présente des risques de litige, qu'il faut appréhender afin de contribuer au bon déroulement et au succès du projet.

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Rédaction de mes devis, conventions et contrats de vente

L’établissement d’un devis est fondamentale et présente de nombreux avantages juridiques et commerciaux :

Valeur juridique : l’émission du devis a valeur d’offre de la part du professionnel. La signature du devis par le client en fait un véritable contrat :
les deux parties sont d’accord sur la chose et le prix. Votre société et votre client s’accordent ainsi sur toutes les questions essentielles : quel est l’objet ou le service ? Quand est-il livré ou réalisé ? Combien cela coûte-t-il ? Comment est ce réalisé ? Vos délais de paiement ? En pratique, c’est l’occasion d’obtenir un acompte sur la prestation, souvent 30% du montant total pour débuter la prestation de service. L’engagement financier et juridique ainsi réalisé vous sécurise pour réaliser sa prestation sereinement.

Image positive : Vous devez rassurer le futur client sur votre caractère sérieux et professionnel. En lui adressant un devis détaillé, vous vous doté d’une bonne crédibilité. Il peut en profiter pour rappeler ses garanties telles qu’une assurance décennale ou les autres garanties offertes lors de la réalisation de ses prestations de service ou de vente de marchandises.

Sécurité : un devis détaillé permet d’éviter le contentieux et les contestations au moment de la facturation. C’est également l’occasion de prévoir les cas où le délai indiqué serait allongé (par exemple, vous réalisez des travaux en extérieur chez un particulier dans un délai de 3 semaines sauf en cas de chutes de neige importantes). Un bon devis définit précisément les prestations à réaliser : par exemple, des « travaux de peinture» dans un appartement peuvent s’entendre de différentes manières d’un peintre à l’autre : la prestation consiste t elle en « lessivage et pose de 2 couches de peinture » ou plutôt en « lessivage, enduit, ponçage, pose d’une couche d’impression et de 2 couches de peinture labellisées Eco ».

Les devis ainsi réalisés sont différents dans le montant et le délai mais les prestations ne sont pas similaires. Si vous effectuez des devis à destination des particuliers, gardez en tête qu’ils ne maîtrisent pas forcément le jargon technique et les habitudes de la profession.

Information : l’article L 112 1 du Code de la Consommation prévoit une obligation générale d’information du consommateur sur le prix et les conditions d’exécution d’une vente ou d’une prestation de service. Il peut s’agir simplement de l’affichage des prix mais, lorsque cela est impossible comme pour les prestations de service individualisées, le devis est un bon outil pour se mettre en conformité avec cette obligation d’information.

Rédaction de mes factures

La facture est un élément de preuve d’une opération commerciale et recèle donc une valeur juridique importante. Elle sert par ailleurs de justificatif comptable et de support à l’exercice des droits sur la TVA.

L’établissement de la facture répond donc à certaines contraintes de contenu, définies par les textes.

L’article L441-3 du code de commerce précise les mentions obligatoires des factures, dont les principales sont les suivantes :
– nom et adresse des parties
– date de la vente ou de la prestation de service
– quantité et dénomination précise des produits ou services
– prix unitaire hors taxe et réductions éventuellement consenties
– date d’échéance du règlement et pénalités en cas de retard

Depuis le 1er janvier 2013, la facture doit également mentionner le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier en cas de retard de paiement, conformément à l’article 121 II de la loi n n°2012 387 du 22 mars 2012. Cette indemnité est fixée à 40 € par le décret n°2012 1115 du 2 octobre 2012.

Les articles R123-237 et 238 du code de commerce ajoutent à cette liste des éléments d’identification de l’entreprise: numéro d’ immatriculation auprès du greffe, siège social, statut juridique, etc.

Enfin, les artisans, les commerçants inscrits au RCS et les micro-entrepreneurs, doivent mentionner sur leurs devis et factures l’assurance souscrite au titre de leur activité lorsque celle ci est obligatoire, ainsi que les coordonnées de l’assureur et la couverture géographique du contrat, conformément à l’article 22 de la loi n n°2014-626 du 18 juin 2014.

En matière fiscale, un certain nombre d’obligations spécifiques encadrent l’établissement des factures par les assujettis à la T VA. Elles sont introduites par l’article 289 du Code général des impôts et précisées par l’article 242 nonies A de l’annexe II qui prévoit notamment des éléments d’identification du vendeur et de l’acquéreur et des précisions sur les produits et services vendus.
Les règles fiscales relatives aux mentions à porter sur les factures sont détaillées par la doctrine BOI-TVA-DECLA 30-20-20.

Rédaction de mes CGV et CGU

Les conditions générales de vente couramment appelées « CGV » récapitulent un ensemble d’informations fournies par un fournisseur à son client (professionnel ou particulier) sur les conditions légales de vente de ses marchandises ou d’exécution de ses services.

Les CGV sont obligatoirement rédigées par écrit. Chaque information est présentée dans une clause. On retrouve tout d’abord un ensemble de clauses obligatoires, puis des clauses recommandées.

Egalement, des textes de loi encadrent les clauses abusives et interdites des CGV (dans le cadre de relations entretenues avec des clients particuliers consommateurs). Enfin, certaines clauses de conditions générales de vente sont négociables par le client.

Les conditions générales de vente constituent le socle des relations commerciales et reflètent la politique de l’entreprise en l a matière.
Utilité des conditions générales de vente (CGV)

Les conditions générales de vente (CGV) permettent de fixer un cadre juridique aux relations entre un fournisseur et ses clients , et notamment :

• de protéger le fournisseur ainsi que ses clients,
• d’informer ses clients avant qu’ils ne concluent de transactions,
• de définir et limiter la responsabilité de chaque partie en cas de litige.

Les obligations en matière d’établissement des conditions générales de vente dépendent de la clientèle de l’entreprise (clientèle professionnelle et/ou clientèle de particuliers).

Les conditions générales de vente en B to B
La rédaction de conditions générales de vente est indirectement rendue obligatoire par le Code de Commerce (et plus particulière ment l’article L.441-6) car il impose la communication des conditions générales de vente d’une entreprise à tout client professionnel qui en fait la demande.

A défaut de communication, l’entreprise s’expose à une amende de 15 000 euros (pour les personnes physiques) ou 75 000 euros (pour les personnes morales).

Au delà de cet aspect, la rédaction des CGV est indispensable afin de permettre, comme nous l’avons évoqué ci-dessus, de protéger l’entreprise dans ses relations
professionnelles.

Les conditions générales de vente en B to C
Les clients particuliers doivent être informés des conditions particulières de vente et des limitations de responsabilité. Cette obligation est prescrite par l’article L. 113-3 du Code de la Consommation.

Les entreprises exerçant leur activité dans le E-commerce doivent obligatoirement établir des CGV (les consommateurs bénéficient d’une protection accrue en cas de vente à distance).

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